Debitoren und Kreditoren
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen im Griff
Wir behalten Ihre offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen im Blick, verbuchen Zahlungen, mahnen freundlich und bereiten Ihre Zahlungen termingerecht vor – damit Ihre Liquidität stimmt.
Offene Rechnungen sind gebundenes Geld. Wenn Kundinnen und Kunden zu spät zahlen oder Lieferantenrechnungen liegen bleiben, gerät auch ein gesundes KMU unter Druck. Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass Sie jederzeit wissen, wer Ihnen wie viel schuldet und welche Zahlungen anstehen. PROFINIO übernimmt diese Arbeit für Sie – vom Rechnungseingang bis zur Mahnung.
Was wir für Sie übernehmen
Debitoren
- Rechnungen mit QR-Rechnung erstellen
- Zahlungseingänge verbuchen und zuordnen
- Mahnwesen nach Ihren Vorgaben
Kreditoren
- Lieferantenrechnungen erfassen und prüfen
- Zahlungen termingerecht vorbereiten
- Skonti und Fälligkeiten beachten
Übersicht
- Offene-Posten-Listen
- Liquiditätsvorschau
- Abstimmung mit Bank und Buchhaltung
Debitorenbuchhaltung: vom Auftrag zum Zahlungseingang
In der Debitorenbuchhaltung werden alle Forderungen gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden geführt. Jede Rechnung wird verbucht, jeder Zahlungseingang zugeordnet. So sehen Sie jederzeit, welche Rechnungen offen sind und wie lange sie schon ausstehen.
Auf Wunsch erstellen wir Ihre Rechnungen direkt mit QR-Rechnung. Zahlungseingänge ordnen wir anhand der Referenz zu – Teilzahlungen, Differenzen und Gutschriften klären wir für Sie.
Mahnwesen: freundlich, konsequent und dokumentiert
Ein klares Mahnwesen verbessert die Zahlungsmoral, ohne Kundenbeziehungen zu belasten. Gemeinsam legen wir fest, nach wie vielen Tagen erinnert und gemahnt wird und ab wann Gebühren oder Verzugszins verrechnet werden.
Bleibt eine Rechnung trotz Mahnungen offen, besprechen wir mit Ihnen das weitere Vorgehen – etwa eine Zahlungsvereinbarung oder die Einleitung einer Betreibung. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- Zahlungserinnerung nach Ablauf der Zahlungsfrist
- Mahnstufen nach Ihren Vorgaben
- Übersicht der überfälligen Rechnungen
- Vorbereitung der Unterlagen für eine Betreibung
Kreditorenbuchhaltung: Lieferantenrechnungen ohne Stapel
Lieferantenrechnungen kommen per Post, per E-Mail oder als E-Rechnung. Sie leiten sie ins Kundenportal weiter, wir erfassen, prüfen und verbuchen sie. Fällige Zahlungen bereiten wir als Zahlungsdatei für Ihr E-Banking vor – Sie geben sie mit wenigen Klicks frei.
So zahlen Sie weder zu früh noch zu spät, nutzen Skonti und vermeiden Mahngebühren.
Liquidität im Blick
Wer seine offenen Forderungen und Verbindlichkeiten kennt, kann die Liquidität planen. Aus der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung entsteht eine Vorschau: Welche Zahlungen kommen in den nächsten Wochen herein, welche gehen hinaus? Engpässe erkennen Sie so frühzeitig – etwa vor der MWST-Zahlung oder dem 13. Monatslohn.
Zusammenspiel mit MWST und Jahresabschluss
Debitoren und Kreditoren sind eng mit der Mehrwertsteuer verbunden: Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, schuldet die Steuer mit der Rechnung, bei vereinnahmten Entgelten mit der Zahlung. Auch der Vorsteuerabzug setzt korrekte Lieferantenrechnungen voraus.
Zum Jahresabschluss bewerten wir die offenen Forderungen und bilden bei Bedarf Wertberichtigungen für gefährdete Forderungen.
Typische Probleme – und wie wir sie lösen
Diese Punkte sehen wir in vielen KMU:
- Zahlungen ohne Referenz, die niemand zuordnen kann
- Rechnungen, die zu spät oder gar nicht gestellt werden
- Doppelt bezahlte Lieferantenrechnungen
- Fehlende Rechnungsangaben für den Vorsteuerabzug
- Keine Übersicht über überfällige Forderungen
Häufige Fragen
Können Sie Rechnungen in unserem Namen erstellen?
Ja. Wir erstellen Ihre Rechnungen mit QR-Rechnung nach Ihren Vorgaben und in Ihrem Layout und versenden sie auf Wunsch direkt an Ihre Kundinnen und Kunden.
Wer gibt die Zahlungen an Lieferanten frei?
Immer Sie. Wir bereiten die Zahlungsdatei vor, die Freigabe im E-Banking erfolgt durch Sie oder eine von Ihnen bestimmte Person.
Wie läuft das Mahnwesen ab?
Nach Ihren Vorgaben: Sie bestimmen Fristen, Mahnstufen und ob Gebühren verrechnet werden. Wir versenden Erinnerungen und Mahnungen und informieren Sie über Rechnungen, die trotzdem offen bleiben.
Übernehmen Sie auch das Inkasso oder die Betreibung?
Wir bereiten die Unterlagen vor und besprechen mit Ihnen das weitere Vorgehen. Ob und wann eine Betreibung eingeleitet wird, entscheiden Sie.
Brauchen wir dafür eine bestimmte Software?
Nein. Lieferantenrechnungen leiten Sie ins Kundenportal weiter, Zahlungsdateien erhalten Sie für Ihr E-Banking. Bestehende Debitoren- und Kreditorenlisten übernehmen wir.
Lohnt sich das auch für kleine Unternehmen?
Ja, gerade dort. Wer selbst im Betrieb mitarbeitet, hat selten Zeit für Zahlungseingänge und Mahnungen. Schon wenige verspätete Zahlungen können die Liquidität spürbar belasten.
Ihre Finanzen und Ihre Administration müssen nicht kompliziert sein.
Schildern Sie uns Ihre Situation und erhalten Sie Ihren persönlichen PROFINIO-Plan.